¿Cómo llevar una contabilidad efectiva?

Hola a todos,

es posible que tu contabilidad no se esté llevando como necesitas verla, para eso te dejamos unos pasos que ayudaran en tu día a día.

Lo primero que debes saber es que la información no es mágica, hay una serie de hechos económicos que se repiten mes a mes pero otros que no, para su correcto registro es vital que reportes a tiempo los cambios que pudieron haber, te dejo unos ejemplos:

Hechos económicos:

• Compras y ventas del negocios: Son todos los meses y se pueden automatizar.

• Compras y ventas de activo fijo: son esporádicas y debes reportar que se compró para ingresarla al registro de activo fijo y cómo se pagó.

• Honorarios: Si los deseas separar por rubro, debes indicar quién es quién para que haga la división.

• Costo de ventas: dependiendo que sistema de ventas y control de inventario tengas es posible que salga automático, para esto es vital que tu inventario este al día, de esa forma revisar el costo de venta no será complejo, si por alguna razón ves que el costo sufrió cambios bruscos deberás revisar y ajustar esa partida para que este dentro de los parámetros.

• Arriendos y garantías: Cuando el arriendo viene con factura es fácil registrarlo, pero si es con contrato se debe indicar el pago en la conciliación bancaria. Adicionalmente cuando pagas una garantía debe quedar registrada como un activo hasta liquidarla, en ese momento debes indicar cuál fue el retorno y cuándo te compensaron por gastos.

• Créditos comerciales: Si los créditos los sacaste a nombre de la empresa, éstos deben ser enviados al contador, pero debes pedirle al banco la tabla de desarrollo y la liquidación del crédito, ya que gastos que registrar en el curse de la operación.

• Préstamos de socios a la empresa: aquí se requiere un registro independiente para poder llevar el control separado de los retiros por lo que tendrás que informar cuándo recibe el préstamo y cuándo se paga.

• Fondos por rendir: el procedimiento tributario indica que debe figurar por escrito con un resumen del fondo indicando el respaldo digitalizado en las hojas a continuación, para ésto es necesario que ese proceso se haga de forma controlada, si entregas un fondo a un tercero para rendir es vital que recibas de retorno un documento firmado con sus boletas o factura.

• Importaciones: En este registro el cliente debe indicar las remesas hechas al exterior, definir su método de costeo, y activar todas las compras realizadas a esa operación, luego tendrás que hacer una hoja de costeo para asignar el valor de costo unitario a cada producto.

• Gastos sin respaldo: es posible ingresar a la contabilidad gastos sin respaldo, pero éstos no pueden ser usados como gasto tributario, si lo haces y SII fiscaliza tendrán un impuesto de 40%.

• Registro de remuneraciones, anticipos y finiquitos: para que ésto funcione es necesario aportar el libro de remuneraciones mensual, nuestro sistema también calcula sueldos y puede integrar toda la información, pero no hacemos gestión de personas.

• Conciliación bancaria: Este lo dejamos para el final, entregar una cartola sin el detalle que se necesita para el registro contable es complicado y siempre genera diferencia, lo óptimo es que se lleve al día y en conjunto con el contador para que la empresa asigne los movimientos.

Toda esta información proviene de las finanzas de tu empresa y ahí está el gran problema del alcance en la generación de reportes, si no llevas control de esta información el contador aplicará los parámetros generales de reconstrucción y armará sus reportes con su metodología pensando en una revisión fiscal o auditoría, pero sin embargo estarán muy lejanas a tus reportes que te permitirán tener un control interno, análisis del negocio entre otros.

Para controlar ésto, hemos dividido nuestro sistema en finanzas y contabilidad, de esta forma el cliente podrá llevar sus cuentas como quiere, asignar gastos, tener las cuentas por cobrar y por pagar al día, ver EERR por centros de costo, controlar su presupuesto, etc. éésta es una gestión del cliente y no del contador.

El contador podrá validar los saldos de cartolas, cuadrar la declaración de F29 con el registro mensual de SII, validar que estén todos los procesos registrados en la contabilidad.

Te invitamos a ser parte de nuestra solución para que el trabajo del contador y la empresa se integren y mantengan un canal de comunicación abierta la que permitirá obtener el máximo de rendimiento de la información financiera y contable de la empresa, para saber más pide una reunión aquí.